Einführung
Um die Auswahl einer technisch komplexen Lösung wie PDM Software erfolgreich durchführen zu können, bedarf es einer speziellen Vorgehensweise. Werden Sie sich bewusst, dass die Auswahl einer komplexen, technischen Software ein Vorhaben ist, bei welchem die finale Entscheidung langfristige Auswirkungen für das Unternehmen und deren Mitarbeiter mit sich bringt. Es empfiehlt sich, Ihre Auswahl in Phasen zu gliedern, um den Überblick zu bewahren. Durch die Gliederung der Evaluation können gegebenenfalls einzelne Aufgaben oder sogar ganze Phasen delegiert werden. Freuen Sie sich: Sie haben eine abwechslungsreiche und spannende Herausforderung vor sich!
jeppa hilft Ihnen bei der Suche nach der richtigen PDM Lösung für Ihr Vorhaben und unterstützt Sie mit einem professionellen Systemüberblick inklusive der besten Anbieter in ihrer Region, um Ihre Auswahl effizienter und sicherer zu machen. So können Sie sich schnell und einfach einen Marktüberblick über das umfangreiche Systemangebot verschaffen. Des Weiteren sind Sie mit jeppa in der Lage, an Hand Ihrer individuellen Bedürfnisse, eine Liste der passenden Systeme kostenlos herunterzuladen. In dieser Zusammenstellung sind neben umfangreichen Informationen über die Anbieter, Funktionalitäten der jeweiligen Produkte sowie detaillierte Infos über die Hersteller vorhanden.
1 Projektplanung
1.1 Team und Ressourcen
Nehmen Sie sich Zeit, um zu entscheiden, welcher Mitarbeiter über das nötige Know-how verfügt, um ein Unterfangen dieser Tragweite erfolgreich zu leiten. Der Projektleiter muss genügend Weitsicht haben, um die Bedürfnisse vieler Abteilungen in Bezug auf die Datenverwaltung zu erkennen und zu verstehen. Im Kernteam sollte sich auch ein Mitarbeiter der Entwicklungsabteilung befinden. Das Projekt setzt hohe Fachkompetenz im Engineering Umfeld voraus, da die Engineering Dokumente bei den meisten Firmen die komplexeste Art von Daten darstellen und daher sauber verwaltet werden müssen.
Stellen Sie genügend Ressourcen sicher, damit die Evaluation seriös und nachhaltig durchgeführt werden kann. Seien sie sich bewusst, dass dieser Prozess unter Umständen viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Der Hauptgrund für ein Scheitern einer PDM-Einführung oder einer Fehlentscheidung ist sehr oft, dass die Projektmitarbeiter die Auswahl und Einführung neben dem Tagesgeschäft erledigen müssen. Eine PDM Einführung ist ein eigenständiges, wichtiges Projekt, welches mit derselben Priorität wie ein Kunden-Projekt behandelt werden sollte!
1.2 Projektphasen
jeppa bietet Ihnen einen Vorgehensplan, der in Phasen gegliedert ist. Fühlen Sie sich frei, diesen zu ändern oder zu ergänzen. Er erleichtert Ihnen sicherlich den Einstieg und dient zur Orientierung. Eine PDM Auswahl kann in folgende Phasen gegliedert werden:
- Projektplanung
- IST-Analyse
- Bedürfnisanalyse
- Konzept
- System- und Partnerwahl
- Pilotphase und Roll-out
2 IST-Analyse
Damit Sie langfristig die beste PDM-Software für ihr Unternehmen finden, sollten Sie sich als erstes bewusst sein, welche Funktionalitäten diese haben muss. Dazu müssen Sie den IST-Zustand ihrer aktuell eingesetzten Systeme und Anforderungen kennen.
Wie beim Bau eines Hauses, ist es vor dem Spatenstich wesentlich besser als nachher zu wissen, ob es eine Garage für ein Auto oder für zwei oder sogar für drei Autos geben soll. Wenn Sie die PDM-Lösung aussuchen, müssen Sie wissen, was die Lösung leisten soll. So verhindern Sie kostspielige Fehlentscheidungen.
2.1 IST-Zustand des bestehenden Informatikumfeldes
Um Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens gut kennen. Ein PDM-System greift in viele Bereiche der Firma ein. Es kann sein, dass zum Beispiel ihre Niederlassungen, die durch das Internet verbunden sind, unter Umständen nicht so einfach in die neue PDM-Umgebung einzubinden sind. Es kann nur schon an der Leistungsfähigkeit der Internetverbindung scheitern. Ausserdem haben Vorgaben wie das zu verwendende Betriebssystem oder die Nutzung von spezifischen Datenbank-Systemen eine enorme Auswirkung auf die Evaluation beziehungsweise auf die Systeme, die in Frage kommen. Daher ist es sehr wichtig, alle IT-relevanten IST-Zustände zu dokumentieren. So verhindern Sie von vorne rein eine Fehlentscheidung.
2.2 IST-Analyse der Um-Systeme
Um möglichst effizient zu sein, ist es zwingend, Informationen automatisiert zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen. Da eine PDM Lösung keine fertigungsunterstützenden Funktionen hat, wird meist bei produzierenden Unternehmen eine ERP Lösung eingesetzt. Damit nun keine Datenflussbrüche entstehen, können die beiden Systeme, PDM und ERP, miteinander verbunden werden. Damit die Anbieter der PDM-Lösungen Sie besser beraten können, ist es wichtig, dass Sie die ERP-Lösung sauber dokumentieren.
Klassische Anwendung ist die Weitergabe von Konstruktionsdaten in die Produktion. Hier sprechen wir massgeblich von Artikelstamminformationen und der eBOM (Engineering Stückliste).
3 Bedürfnisanalyse
Damit Sie praxisorientiert und nachhaltig die richtige PDM Lösung finden, ist es wichtig, dass Sie auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter, welche derzeit evtl. nicht abgedeckt sind, analysieren und dokumentieren. Ihre Mitarbeiter werden durch den Umstand, dass Sie Inputs liefern durften, ein höheres Interesse sowie Motivation für das Projekt entwickeln. Ausserdem sichern Sie sich damit ab, keine wichtigen Punkte zu vergessen.
3.1 Arbeitsmethodik der Konstruktionsabteilung
Damit die Produktdatenmanagement-Software (PDM-Software) optimal und effizient auf ihr Unternehmen und ihre Prozesse angepasst werden kann, benötigen Sie und ihr zukünftiger PDM-Software-Partner (Software-Anbieter) genaue Kenntnisse Ihrer bestehenden und zukünftigen Arbeitsmethoden bzw. Prozesse. Eine PDM-Lösung kann auf die Unternehmung angepasst werden. Es ist aber oft der Fall, dass eine Firma sich an die PDM-Lösung anlehnt beziehungsweise die Prozesse in diesem Zug optimiert und an die PDM-Lösung anpasst. Es wird oft ein Mix dieser beiden Ansätze angewendet.
Falls Sie noch keine Prozessbilder haben, nutzen Sie die Gelegenheit, mindestens die Prozesse innerhalb des Engineerings zu dokumentieren. Diese Aufgabe ist ein eigenes Projekt, welches viele Ressourcen bindet. Versuchen Sie dabei Prozess-Schwachstellen zu finden welche verhindern, firmenübergreifende Regeln und Abläufe zu definieren. Ziel ist es, die Arbeitsabläufe möglichst optimal bei der Einführung der PDM-Lösung zu optimieren.
3.2 Erstellung des PDM Pflichtenheftes
Sie kennen nun die funktionellen Anforderungen an die PDM-Lösung und können diese zu einem Pflichtenheft (bei grösseren Projekten auch Ausschreibung genannt) zusammenfassen. Das wird ihnen helfen den Überblick zu bewahren. Die Anbieter benötigen diese Grundlagen, um das Projekt einschätzen zu können und Sie optimal beraten zu können.
Ein PDM-Pflichtenheft sollte jeweils den detaillierten Funktionsbeschrieb enthalten sowie die Möglichkeit für die Anbieter, dass Sie pro Anforderung definieren können, ob die Funktion im Standard enthalten ist oder nicht.
4 Konzept
Das PDM-Konzept beinhaltet alle relevanten Prozesse und Arbeitsmethoden für das Engineering und die eng involvierten Abteilungen. Sie sollten mindestens folgende Aufgaben erledigen:
- Halten Sie fest, welche Informationen in welchen Systemen erstellt werden: Zum Beispiel, dass die Ersatzteile in der PDM Lösung auf Artikelebene definiert werden
- Definieren Sie, welche Daten in welchen Systemen gepflegt werden: Versuchen Sie hierzu das Engineering von produktionsrelevanten Arbeiten zu lösen
- Dokumentieren Sie die zukünftigen Prozesse und Arbeitsmethoden
Das PDM-Konzept ist in dieser Phase lediglich theoretisch, da die Lösung noch nicht evaluiert wurde. Damit die Lösung auch in der Praxis funktioniert, können Sie später mit dem Anbieter ihrer Wahl, das Konzept so überarbeiten, dass direkt daraus ein PDM-Implementierungskonzept entsteht.
Die Erstellung eines PDM-Konzeptes setzt voraus, dass Sie gute Kenntnisse von PDM-Lösungen haben. Bei Bedarf ist es sicherlich sinnvoll einen unabhängigen Berater beizuziehen.
5 System- und Partnerwahl
5.1 Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
Damit die Anbieter sensibilisiert werden, dass die Informationen und Daten, die Sie für die Evaluation den Anbietern zur Verfügung stellen, für Sie sehr wichtig sind, ist es ratsam, sich mit einer Geheimhaltungsvereinbarung vor Missbrauch zu schützen.
Das heisst, dass Sie bevor Sie Informationen austauschen, Sie sich ein NDA (Non-Disclosure Agreement) rechtsgültig von allen Anbietern unterzeichnen lassen sollten.
5.2 Grobauswahl der möglichen Anbieter und Lösungen
Damit Sie herausfinden können, welche PDM-Lösungen für Ihre Bedürfnisse in Frage kommen könnten, gibt es mehrere Möglichkeiten. Sie können im Internet recherchieren und hoffen, dass Sie alle relevanten Lösungen finden oder Sie fragen jeppa und finden im wenigen Klicks die passenden Lösungen:
> Alle professionellen PDM-Software-Lösungen auf einen Blick
jeppa bietet Ihnen einen kompletten Überblick über alle professionellen PDM-Lösungen auf dem Markt inklusive deren Anbietern. Das Beste ist, dass jeppa kostenlos und 100% neutral ist.
5.3 Anbieter auswählen kontaktieren
Um die richtige Auswahl der verschiedenen Lösungen und Anbieter treffen zu können ist es wichtig, dass Sie den Kontakt mit den Anbietern suchen. Auch hier kann jeppa Ihnen helfen: Sie finden bei der Softwareübersicht die möglichen Anbieter in Ihrem Land. Sie können diese direkt über jeppa kontaktieren. Sie können ausserdem ihre Suchresultate auch als PDF Report herunterladen. So sind Sie immer top dokumentiert!
Reduzieren Sie Anbieter beziehungsweise Systeme auf wenige, damit der Aufwand in den kommenden Phasen überschaubar bleibt. Ihre Favoriten sollten nicht mehr als 3 bis 4 sein, da Sie nun jeden genauer unter die Lupe nehmen werden.
5.4 Präsentation der Lösungen
Um bei solch grossen Investitionen keinen Fehler zu machen, müssen Sie die Anbieter und Systeme sehr gut kennen. Ohne eine Präsentation der Anbieter und Lösungen dürfen Sie unter keinen Umständen investieren. Die Anbieter sind besonders wichtig: Sie unterstützen Sie in vielen Belangen, sei es in der Beratung, der telefonischen Unterstützung, der Schulung oder der Hilfestellung bei Problemen. Der richtige Anbieter ist der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz, Betrieb und Ausbau Ihrer Lösung! Denken Sie daran, dass es für dieselbe Software vielfach mehrere Anbieter im selben Land gibt. Daher vergleichen Sie auch die Anbieter untereinander, nicht nur die Systeme!
5.5 Kosten einer PDM Lösung
Die Software Anbieter kennen nun Ihre Bedürfnisse und sind in der Lage, ein auf Sie perfekt zugeschnittenes Angebot zu erstellen. Achten Sie darauf, dass Sie Anbieter auswählen, bei denen Sie sicher sind, dass diese Ihre Bedürfnisse wirklich verstanden haben. Je besser der Anbieter Ihre Firma und Ihre Aufgabenstellungen kennt und verstanden hat, desto besser wird auch Ihre künftige Zusammenarbeit und dadurch auch Ihre neue Lösung.
Ihre Investition lässt sich, abgesehen von Hardware und allgemeinen Kosten, grundliegend in zwei Preiskategorien aufteilen: Die einmaligen Kosten und die wiederkehrenden Kosten. Lassen Sie sich auf keinen Fall von hohen Rabatten und tiefen Einstiegskosten blenden. Haben Sie auch immer das Augenmerk auf die jährlichen Lizenzgebühren. Denn diese sind es, die Sie als Fixkosten jedes Jahr begleichen müssen.
5.6 Entscheidungsfindung
Sie haben nun alle relevanten Informationen gesammelt, um sicher entscheiden zu können, welches für Sie die beste Lösung und welcher Anbieter der Richtige ist. Wir empfehlen Ihnen nun eine Nutzwertanalyse zu erstellen, damit Sie auch eine Gewichtung der Kriterien erhalten.
Falls Sie sich nicht 100% sicher sind, ob Sie an alles gedacht haben oder richtig vorgehen, helfen wir Ihnen gerne unverbindlich weiter. Kontaktieren Sie uns.
6 Pilotphase und Roll-out
Die Systemwahl liegt nun hinter Ihnen und Sie haben sicherlich bereits einen Favoriten. Doch wird Ihr Favoriten-PDM-System den täglichen Anforderungen in der Praxis Stand halten? Darum empfehlen wir Ihnen einen praxisnahen Test durchzuführen. Diesen Test nennt man auch «Pilot».
6.1 Pilotszenarien
Um die PDM-Software mit Ihren Anforderungen testen zu können, benötigen Sie praxisorientierte Testszenarien. Beginnen Sie mit den grundlegenden Funktionen und Aufgaben. Versuchen Sie den Software-Anbieter zu motivieren, Ihnen bereits lauffähige PDM-Installationen, auch "best practice" genannt, zur Verfügung zu stellen um den Anpassungsaufwand so gering wie möglich zu halten. Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise ist es, dass wenn alles gut verläuft, Sie bereits viele Anpassungen schon implementiert haben und nicht nochmals «kaufen» müssen.
6.2 Anpassungen
Für die Tests sind sicherlich Anpassungen an der Standardinstallation der PDM-Lösung notwendig. Versuchen Sie auch hier mit dem Anbieter einen Weg zu finden, dass Sie selbst gewisse Anpassungen und administrative Aufgaben erledigen können. So erfahren Sie auch direkt praxisorientiert, wie flexibel und einfach das PDM-System anzupassen ist. Ein gutes Beispiel dafür ist, die PDM-Benutzer anzulegen und zu administrieren.
6.3 Hilfe bei der Auswahl der richtigen PDM Lösung
Eine Übersicht aller professionellen PDM-Lösungen finden Sie direkt auf jeppa:
Falls Sie sich nicht sicher sind, ob Sie an alles gedacht haben oder ob Sie richtig vorgegangen sind, kontaktieren Sie das jeppa Team. Wir helfen Ihnen gerne unverbindlich weiter > Kontaktfomular
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!
Ihr jeppa Team